Rafael Guillén: “Busco que Bosys se convierta en un motor de cambio y empoderamiento para emprendedores”

Imaginar la posibilidad de ahorrar hasta un 60% de tiempo en tareas empresariales críticas, como la gestión de facturas, el seguimiento de inventarios, el registro de compras y gastos, la supervisión de empleados y la gestión contable, no solo representa una eficiencia operativa significativa, sino que también abre la puerta a una serie de beneficios que pueden transformar por completo la dinámica de una empresa, y Bosys Company ha nacido para ello.

La gestión eficiente de facturas es un componente vital en el flujo financiero de cualquier negocio. Al poder automatizar este proceso, se reducen los riesgos de errores humanos, se agiliza la recepción y procesamiento de facturas, y se optimiza el tiempo dedicado a la conciliación contable.

Asimismo, el seguimiento de inventarios es otra área crucial para todo emprendimiento, especialmente para las pequeñas y medianas empresas (Pymes). Con una solución eficiente, es posible tener una visión en tiempo real del nivel de existencias, facilitando la toma de decisiones informadas sobre reabastecimiento, reducción de costos de almacenamiento y gestión de la cadena de suministro.

Con Bosys, la automatización de estos procesos administrativos se transforma en tu compañero más preciado, ya que su sistema se encarga de agilizar y simplificar estas tareas, permitiendo a sus clientes ganar tiempo para tomar decisiones informadas, identificar oportunidades de crecimiento y brindar un servicio excepcional.

Ahora, las pequeñas y medias empresas ya no deberán preocuparse por tanto papeleo y la burocracia, debido a que Bosys, quien cuenta con certificaciones con  First Atlantic Commerce, se encarga de ello para que los emprendedores puedan centrarte en impulsar su negocio hacia el éxito.

Pulso Capital tuvo la oportunidad de entrevistar a su creador, Rafael Guillén, quién nos explica sobre los servicios que presta la plataforma, su colaboración con otros emprendimientos, así como los más grandes desafíos que han afrontado desde su creación.

Entrevista sobre Bosys Company

¿En qué consiste Bosys Company?

Es un sistema operativo empresarial dirigido a emprendedores, pequeños empresarios y empresas no digitalizadas que ofrecen productos o servicios. Este software se presenta como un servicio, con una tarifa anual para su utilización. Nos hemos esforzado por crear una solución fácil de implementar, específicamente diseñada para el mercado al que nos dirigimos. Este sistema facilitará la gestión integral de ventas, cotizaciones, compras, gastos, inventarios, recursos humanos, contabilidad y diversas funciones en un único entorno.

En Guatemala, enfrentamos el desafío de aproximadamente 600 mil emprendedores y pequeños empresarios que manejan estas herramientas en documentos separados. Ya sea que realicen cotizaciones en Word o Excel, gestionen inventarios en archivos diferentes, facturen a través del portal de la SAT, o dediquen mucho tiempo al cálculo de comisiones de ventas revisando manualmente las actividades de sus colaboradores. La falta de automatización en estos procesos contribuye a que aproximadamente el 95% de los emprendimientos estén destinados al fracaso. Al iniciar un nuevo negocio, la prioridad es vender el producto, pero a menudo se descuidan las obligaciones administrativas. Es en este punto donde muchos emprendedores abandonan, dando inicio al fracaso. Es aquí donde nosotros intervenimos, ofreciendo nuestra ayuda para automatizar estos procesos.

Cuando un negocio utiliza Bosys y emite una factura por una venta, el sistema se actualiza automáticamente. Reduce inventarios, envía la factura al cliente por correo electrónico, actualiza el historial de clientes y registra la transacción en la contabilidad, todo con un simple clic de «vender».

Según la última encuesta de la Universidad Francisco Marroquín, el 95% de estos emprendimientos enfrentan el riesgo de fracaso debido a la escasez de tiempo para administrar adecuadamente sus negocios.

En Bosys, identificamos esta oportunidad en el mercado y creamos esta herramienta para abordar estos problemas, con el objetivo de reducir la tasa de fracaso empresarial y cerrar la brecha entre los emprendedores y las grandes empresas. Queremos facilitar que los emprendedores formalicen sus negocios y logren la sostenibilidad deseada.

¿Qué tan importante es pera un negocio que cuente con un sistema de automatización de procesos administrativos?

En mi opinión, la clave para excluir a estos negocios de la tasa de fracaso empresarial reside en asistirles en la realización de tareas que, de otro modo, evitarían. Si te dedicas a la venta de productos o servicios, puedes delegar todas las responsabilidades administrativas al sistema de gestión. Esta es esencialmente la oportunidad que se presenta al cliente al contratar nuestro servicio.

Es crucial tener en cuenta que el sector al que nos dirigimos con nuestro sistema enfrenta una carencia significativa de conocimientos empresariales. Muchos emprendedores, al iniciar un negocio, lo hacen por necesidad, como alternativa al desempleo o para establecer una fuente adicional de ingresos. Sin embargo, su enfoque suele ser bastante empírico, ya que carecen de formación, incluso a nivel académico, en administración de empresas.

Bosys se presenta como un sistema estandarizado que cumple con todas las normativas de gestión empresarial y se ajusta a las leyes de Guatemala. No obstante, es fundamental que el cliente y el emprendedor sean compatibles con las funciones del sistema. Es así como el emprendedor, al pasar de no tener nada, adquiere una herramienta con numerosas ventajas al integrar Bosys en su operación.

¿Con cuántas empresas están trabajando hoy en día?

Comenzamos nuestra travesía en marzo de 2023 con tres empresas que incorporamos en nuestro periodo de prueba. Estas compañías desempeñaron un papel crucial en fortalecer cada uno de los módulos de nuestro sistema. Desde el año 2022, veníamos evaluando el sistema con empresas amigas, las cuales, al ser medianas, ya contaban con equipos especializados en recursos humanos, bodega, inventario, compras, importaciones y contabilidad. Aprovechando la retroalimentación obtenida durante este proceso, dimos forma a la herramienta que conocemos como Bosys, gracias al valioso IMPUT que recibimos.

Desde su lanzamiento en marzo hasta la fecha, hemos consolidado una cartera de 127 empresas trabajando con nosotros. Estas empresas abarcan diversos tamaños y sectores, incluyendo restaurantes, librerías, profesionales del derecho, ingenieros químicos, torres de apartamentos, entre otros. Este amplio espectro de negocios ha contribuido a validar y enriquecer aún más la funcionalidad y adaptabilidad de Bosys en entornos empresariales variados.

Para algunos emprendedores todavía es un gran desafío la digitalización, ¿cómo colaboran con este tipo de negocios?

Existen cuatro aspectos fundamentales que distinguen nuestro enfoque empresarial. En primer lugar, destacamos la flexibilidad de nuestro modelo de negocios. La innovación principal reside en nuestra propuesta escalable y amigable con las empresas, permitiendo que inicien de manera gratuita. Ofrecemos un periodo de 7 días para que los clientes introduzcan toda su información al sistema. Posteriormente, escalamos el uso de recursos a medida que se emplean, dejando la decisión sobre la justicia en manos del empresario. Comenzamos de forma gratuita con un saldo de 500 transacciones, y si se agotan, el emprendedor puede recargar transacciones con paquetes que van desde Q75.00 hasta el infinito. Si una empresa no utiliza todas sus transacciones en el año, al renovar la licencia anual de Q595.00, recibe un bolsón de 10 mil transacciones acumulables.

En segundo lugar, nos centramos en funcionalidades específicas para emprendedores, con una interfaz intuitiva y un lenguaje sencillo. Adaptamos constantemente nuestras funciones a las necesidades de nuestros clientes, aprovechando la retroalimentación de las 127 empresas que actualmente confían en nosotros.

En tercer lugar, nos esforzamos por brindar atención las 24 horas, los 7 días de la semana. Contamos con un equipo de atención al cliente durante el horario de oficina, así como un servicio de chat GPT disponible todo el día. Comprometidos con la excelencia en la atención al cliente, ofrecemos paquetes de capacitaciones adicionales para resolver consultas especializadas.

En cuarto lugar, mantenemos una estructura de precios transparente. Nuestra licencia anual de Q595.00 y los paquetes de datos ingresados al sistema constituyen una estrategia económica y transparente para los emprendedores. Los clientes pueden verificar su estado de cuenta y conocer exactamente cuánto pagarán según sus necesidades, simplificando el proceso de implementación del sistema.

¿Cuáles son los servicios que ofrecen a las empresas que requieren sus servicios?

El núcleo de nuestro sistema Bosys es como el cerebro, con un costo anual de Q595.00 para su utilización, que otorga acceso a un conjunto de transacciones permitiendo el uso efectivo del sistema. Si deseas conectar el sistema a la Factura Electrónica de la SAT, ofrecemos un paquete de licencia adicional por Q490.00 al año. Este paquete incluye la certificación de mil documentos electrónicos, y en caso de necesitar más facturas, disponemos de paquetes de recarga.

Además, brindamos opciones para empresas que prefieren que nosotros realicemos la implementación. Ofrecemos paquetes de certificación que proporcionan capacitaciones adicionales, complementando el proceso de capacitación gratuito al iniciar la relación con nuestros clientes.

Nuestra tienda en línea exclusiva para Bosys permite a los clientes promocionar sus productos desde la página. Este paquete incluye dominio, alojamiento, pasarela de pagos y administrador de ventas, junto con una conexión a WhatsApp para facilitar la comunicación con los compradores. Aquellos que opten por este paquete también recibirán configuraciones especiales en los ecosistemas de Google y Meta para destacar en los resultados de búsqueda.

Próximamente lanzaremos nuestro ecosistema emprendedor. Con 127 empresas y aproximadamente 80 usuarios conectados permanentemente de 8 de la mañana a 7 de la noche, queremos fomentar la interacción entre negocios. La idea es que los empresarios puedan buscar dentro del sistema otros usuarios de Bosys que ofrezcan lo que necesitan, ya sea miel, plástico, suministros de oficina o servicios legales, fomentando así el networking entre la comunidad empresarial.

¿Cuáles han sido los más grandes desafíos y retos que han afrontado en todo este camino de Bosys?

A lo largo de mis 14 años como emprendedor, he enfrentado varios desafíos que han supuesto obstáculos para el desarrollo de Bosys. En primer lugar, la carencia de una estructura legal sólida para la empresa me dejó vulnerable en diversas situaciones, tanto en términos de formalidad en las transacciones comerciales con los clientes como en la capacidad para abordar cuestiones éticas con otras personas. Aunque actualmente Bosys cuenta con una estructura legal robusta y un contrato de términos y condiciones sólido que nos protege ante contingencias, el camino hasta este punto ha sido arduo.

Además, enfrentamos dificultades debido a una estrategia de marketing débil. La falta de comprensión sobre la estrategia de marketing, incluyendo el posicionamiento en motores de búsqueda y las fases de conciencia y consideración de los posibles clientes, ha sido un desafío significativo. Al lanzar Bosys, nos encontramos con una competencia abrumadora en el mercado, y lograr que nos conocieran fue un desafío monumental.

La conversión de clientes en influenciadores, quienes puedan referirnos a otras personas, también ha sido un objetivo clave. Asimismo, la gestión financiera ha sido una tarea compleja, enfocada en distribuir los ingresos de manera adecuada.

Otro aspecto que ha representado un desafío continuo ha sido la búsqueda de inversionistas. Sueño con llevar a cabo una ronda de inversión, donde los inversionistas se entusiasmen con la idea que estamos desarrollando y comiencen a invertir en nuestro proyecto.

¿Qué significa para ustedes ser los acreedores del Galardón Pulso Capital 2023?

Me siento profundamente agradecido. Considero que recibir este galardón es el resultado del arduo trabajo de mi equipo y el mío al enfrentarnos a un sistema de aceleración, participar en mentorías, pasar por el proceso de presentación ante un jurado y demostrar nuestro esfuerzo. Siempre he soñado con convertir a Bosys en algo que marque la diferencia en la comunidad empresarial, no solo en Guatemala, sino también en otros países de Latinoamérica.

Este reconocimiento refuerza mi compromiso y el de mi equipo de seguir avanzando en nuestra misión.

¿Qué les motivo a interesarse en ayudar a las Pymes?

Es sencillo para mí porque, al ser emprendedor, experimenté la carencia de herramientas en el mercado para superar obstáculos. En ese momento, me enfrenté solo a la tarea de descubrir cómo se llevaban a cabo las cosas. Si puedo legar ese conocimiento a través de Bosys, para que todos los emprendedores inicien este desafiante proceso de impulsar su economía personal de una manera menos ardua, estaré satisfecho. Quiero que encuentren el camino un poco más accesible al utilizar esta herramienta para gestionar sus negocios. Además, deseo que Bosys sirva como un centro de aprendizaje y motivación, donde los emprendedores puedan conectarse con otros y generar oportunidades comerciales de manera inmediata. Esto no solo representará una evolución constante y sólida, sino que también impactará positivamente en el amplio nicho de emprendedores en Guatemala.

Últimos comentarios de Bosys Company

Es crucial destacar que, a mediano plazo, visualizo a Bosys no solo como una solución integral que ayuda a gestionar aspectos clave de los negocios, como ventas, finanzas e inventarios, sino también como una plataforma educativa que capacita a los emprendedores en áreas críticas como estrategias de marketing, gestión financiera y desarrollo empresarial.

Mi visión va más allá de considerar a Bosys simplemente como una herramienta exitosa; aspira a que sea percibido como un aliado confiable y un recurso de aprendizaje continuo para emprendedores y pequeños empresarios. Mi objetivo principal es seguir contribuyendo a la reducción de la tasa de fracaso empresarial en Guatemala y en otras naciones de la región, apoyando a las empresas para que prosperen. En última instancia, busco que Bosys se transforme en un motor de cambio y empoderamiento para emprendedores y pequeñas empresas.

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