El Estado de Guatemala lleva a cabo compras a través de un proceso de adquisición regulado y supervisado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, el cual inicia cuando una entidad gubernamental identifica una necesidad específica de bienes, servicios u obras públicas.
Toda institución estatal encargada de la adquisición debe publicar una convocatoria en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, conocido como: GUATECOMPRAS, una plataforma electrónica centralizada que es utilizada para gestionar y divulgar todas las compras públicas del país.
Los proveedores interesados en participar en las licitaciones deberán cumplir con los requisitos establecidos, los cuales pueden incluir especificaciones técnicas, términos y condiciones u otros detalles relevantes.
Con el propósito de simplificar el proceso para las empresas interesadas en ofrecer productos al Gobierno de Guatemala, ha sido desarrollado Compras Públicas GT, un software que mejora las oportunidades de adquisiciones públicas. Este programa opera como un procesador de la plataforma Guatecompras, analizando de manera eficiente el historial de compras gubernamentales y permitiendo la suscripción a palabras clave para recibir notificaciones sobre nuevos eventos de licitación.
Pulso Capital tuvo la oportunidad de dialogar con el fundador de Guate Data Suite, Julio Paniagua, quien también es creador de dicho software. Para el empresario el proyecto tiene beneficios a toda la población de manera indirecta, porque reduce el tiempo de contrataciones, ya que permite ampliar el mercado que se traduce en que entre más competencia haya, se mejoran los precios de los servicios y productos lo cual se traduce en un beneficio para la economía del Estado.
“El proyecto tiene un impacto directo en todas las instituciones gubernamentales que realizan sus compras y adquisiciones a través de Guatecompras, así como en todos los proveedores inscritos en el Registro General de Adquisiciones del Estado (RGAE). Indirectamente, este impacto se extiende a toda la población guatemalteca. La ampliación de proveedores con acceso a información conlleva una mejora en los precios de los productos y servicios necesarios, además de acelerar los procedimientos de adjudicación”, explicó.
Para tener un escenario más amplio del software Compras Públicas GT, les compartimos parte de la conversación con Julio Paniagua.
¿Cómo nació la idea de crear Guate Data Suite y el software Compras Públicas GT?
La percepción general es que, en Latinoamérica, el acceso a datos es limitado, lo que dificulta la toma de decisiones basadas en información sólida. Para obtener datos, a menudo es necesario recurrir a costosas firmas de investigación, una opción viable solo para empresas de gran envergadura, o realizar investigaciones especializadas de nicho. Sin embargo, en internet existe una amplia gama de datos disponibles para su aprovechamiento.
El proceso de recolección y procesamiento de datos es un obstáculo significativo para muchas empresas y organizaciones con analistas de investigación. La complejidad de reunir datos, formatearlos en estructuras amigables y luego analizarlos puede consumir una gran parte, posiblemente el 80 o 90%, del tiempo y los recursos dedicados a una investigación.
Guate Data Suite se ha creado para abordar esta necesidad. En Guatemala, abundan los datos públicos que, lamentablemente, permanecen inutilizados, como los datos del Banco de Guatemala y la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). El producto que hemos lanzado al mercado se denomina «Compras Públicas GT«, el cual es un procesador de datos que extrae información de la página Guatecompras. Nos dimos cuenta de que en Guatecompras hay cientos de miles de datos sin aprovechar, y estos datos poseen un valor significativo para los proveedores del estado, las organizaciones de fiscalización y, en general, para cualquier persona que tome decisiones.
El surgimiento de Guate Data Suite se basa en la idea inicial de resolver los problemas específicos de Guatemala, pero ahora nuestro objetivo es ampliar nuestro alcance y abordar los desafíos en toda la región latinoamericana.
¿Qué deficiencias observaron en el proceso de compras de Guatemala?
Los proveedores del Estado han expresado consistentemente su insatisfacción con el funcionamiento de Guatecompras, ya que carece de un sistema de notificación para informar a los proveedores cuando se publican nuevos concursos o eventos. Esto significa que los proveedores y sus equipos deben ingresar constantemente a la plataforma para buscar información, lo que se traduce en una carga de trabajo significativa y constante.
Además, la plataforma no permite realizar análisis históricos de su base de datos. Por ejemplo, si deseamos obtener información sobre los precios históricos de materiales de construcción como el cemento, las marcas que se han vendido, quiénes fueron los competidores en ventas anteriores, todos estos datos se encuentran en Guatecompras. Sin embargo, esta información es inaccesible para los usuarios debido a su ubicación y falta de accesibilidad. En resumen, el costo-beneficio de utilizar estos datos resulta poco práctico debido a la dificultad de acceso.
Mediante un proceso de investigación exhaustiva, hemos comenzado a recopilar esta información y la hemos reformateado en estructuras amigables. Es así como ha surgido el software «Compras Públicas GT», que forma parte de la oferta de Guate Data Suite y está específicamente diseñado para abordar la plataforma Guatecompras.
¿Cómo se contactan los proveedores con ustedes para facilitarles todo este procedimiento?
En la actualidad, contamos con varias estrategias para la adquisición de leads. En primer lugar, aprovechamos la naturaleza de los datos que tenemos a nuestra disposición, que incluyen todos los contactos de los proveedores del Estado, los cuales obtenemos principalmente a través de Guatecompras. Esta valiosa información nos proporciona detalles como el NIT (Número de Identificación Tributaria) y el nombre de la empresa, lo que nos permite establecer contacto con nuevos leads de manera efectiva.
Además de esta fuente de datos, hemos ampliado nuestra presencia en plataformas como Linkedin y diversas aplicaciones de redes sociales. En los últimos cuatro meses, hemos lanzado un software específico para esta tarea y hemos estado participando activamente en eventos de networking.
Además, hemos establecido colaboraciones estratégicas, como nuestra asociación en la Cámara de Industria y nuestra presencia en la Gremial de Tecnología. En la actualidad, estamos enfocados en expandir nuestras redes y establecer conexiones en la medida de lo posible para seguir creciendo y fortaleciendo nuestra red de contactos.
¿Cuántos proveedores han logrado captar desde su creación?
El desarrollo del software en sí ha abarcado un período de más de 2 años. Este prolongado proceso se originó principalmente en el hecho de que el proyecto se gestó a través de una fase de exploración y prueba de hipótesis. Todo comenzó con la pregunta fundamental de si era posible recopilar esta información o no. Con el tiempo, esta interrogante inicial se fue desarrollando y formalizando en una idea más concreta. Finalmente, llegamos al punto en el que decidimos que era factible crear un Producto Mínimo Viable (PMV) al que se le pudieran agregar funcionalidades para convertirlo en un producto completo.
Desde junio, hemos logrado incorporar a nuestra plataforma a un total de 20 proveedores. Este logro representa un hito significativo en nuestro proceso de desarrollo y demuestra el avance constante de nuestro proyecto.
¿Qué otros beneficios obtienen los proveedores que piden sus servicios?
Existen múltiples beneficios adicionales asociados a nuestro software, el cual se encuentra completamente funcional y satisface todas las necesidades de los proveedores, permitiéndoles aumentar sus ventas en este mercado de manera significativa. De hecho, todos los proveedores que han adquirido nuestro software han experimentado ventajas tangibles. En primer lugar, han notado una reducción en el tiempo dedicado a la participación en eventos gracias a la eficiencia de nuestro sistema. Además, han podido incrementar su participación en eventos debido a que reciben notificaciones en tiempo real.
Por ejemplo, si se publica un evento un viernes a las 11 de la noche, nuestros usuarios reciben una notificación en tan solo media hora. De esta manera, los beneficios de utilizar nuestro software son evidentes desde el primer mes de uso, y continuaremos agregando nuevas funcionalidades para seguir mejorando la experiencia de nuestros clientes.
Además, ofrecemos análisis de estudios personalizados, como investigaciones sobre las adquisiciones de la entidad X o entidad Y, así como el análisis de ventas de productos en el mercado. También exploramos aspectos geográficos relacionados con estas tendencias. Como un producto adicional, hemos desarrollado un curso que complementa nuestra oferta principal. Este curso se creó en respuesta a la evidente falta de comprensión sobre cómo funciona el mercado de las entidades públicas.
Hemos observado que tanto los proveedores existentes como las personas interesadas en comprender este proceso carecen de acceso a información fundamental. Nuestro curso se convierte en una herramienta valiosa para llenar este vacío y brindar una comprensión más completa sobre el funcionamiento del mercado de las entidades públicas.
Con ese fin, hemos desarrollado el curso titulado «Introducción a ventas al Estado de Guatemala«, en el cual brindamos una instrucción integral desde los fundamentos sobre cómo vender al Estado. Todo el contenido está diseñado desde una perspectiva empresarial. Esto se debe a que cada año se realizan compras por un valor que supera los Q50 mil millones, involucrando a más de 1,500 instituciones que operan a través de Guatecompras y generando más de 170 mil eventos de compra al año.
Este curso está dirigido tanto a personas interesadas en convertirse en proveedores del Estado como a empresas ya establecidas que deseen mantener a su equipo de trabajo constantemente capacitado. Ofrecemos una valiosa oportunidad de adquirir conocimientos esenciales para navegar eficazmente en el mercado de ventas al Estado y aprovechar las amplias oportunidades que este ofrece.
¿Cuál es la temporalidad del software o del servicio?
El software opera mediante un modelo de suscripción. Los usuarios pueden optar por una membresía mensual o anual, lo que les otorga acceso continuo para analizar la totalidad de la base de datos de Guatecompras. Al suscribirse a palabras clave específicas, como «bloque» o «varillas», por ejemplo, pueden personalizar su catálogo de productos, en este caso, relacionados con la construcción. A lo largo de todo el año, recibirán notificaciones de eventos y concursos que coincidan con esas palabras clave, manteniéndolos informados de las oportunidades relevantes.
¿Cómo se sientes de haber ganado el premio nacional de innovación?
Para nosotros, debido a la naturaleza del proyecto y su estrecha relación con el funcionamiento del gobierno, fue de vital importancia obtener el respaldo gubernamental. Hubo cierta percepción errónea de que la recopilación de datos de Guatecompras no estaba permitida, lo cual es incorrecto. De hecho, esta actividad está respaldada por la Constitución Política de la República, que garantiza el acceso a los actos administrativos. Sin embargo, persistían dudas entre los posibles clientes.
Una vez que recibimos el premio, estas dudas comenzaron a disiparse. Nuestra intención es utilizar este programa para fomentar una forma de gobernanza colaborativa con el Gobierno. Esto no solo beneficia a los proveedores del Estado, sino también al Gobierno en sí, ya que Compras Públicas GT promueve una mayor participación de proveedores, mejores precios y otros beneficios adicionales.
¿Cómo se beneficia la población guatemalteca con un sistema de tal categoría?
Este proyecto realmente conlleva beneficios significativos. El Gobierno enfrenta un desafío crítico en la ejecución de su presupuesto: a menudo, al final del año, queda un remanente sin utilizar. Este problema obstaculiza la entrega de servicios y bienes esenciales a la población, ya que el presupuesto no se agota por completo.
Existen múltiples razones detrás de este fenómeno, y el software aborda una de ellas de manera efectiva. Hemos observado que con cada año que pasa, aumenta la cantidad de eventos o solicitudes que quedan sin respuesta. Esto ralentiza el proceso de adquisición y, como resultado, dificulta aún más la ejecución presupuestaria. Por lo tanto, al informar a un mayor número de proveedores, aumentamos las posibilidades de que los procesos de compra estatales no queden sin respuesta, al menos habrá un oferente interesado.
Además, fomentar una competencia justa en Guatecompras tiene un impacto positivo en la calidad de los bienes y servicios disponibles.
¿Cuáles han sido los más grandes desafíos que han encontrado y cuáles son sus planes a futuro?
El desafío más significativo al que nos hemos enfrentado es la propia plataforma de Guatecompras, que ha demostrado cierta dificultad en la recopilación de datos. Todos estamos amparados por la Ley de Compras y Contrataciones del Estado, que en su artículo 4 establece que ningún funcionario público puede restringir o dificultar el acceso a datos públicos relacionados con la adquisición.
Nuestra estrategia principal fue forjar una alianza con SENACYT (Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología) para iniciar un diálogo con Guatecompras y lograr que la plataforma proporcione toda la información necesaria y requerida.
Tenemos dos rutas principales en el proyecto Guate Data Suite. Como una empresa especializada en la recopilación de datos, una de nuestras metas es fortalecer las funcionalidades del software y crear una versión dirigida a investigadores, universidades y centros educativos. Esto permitirá a estos actores involucrarse en el análisis de gastos públicos, generar estadísticas y responder preguntas importantes, como si es beneficioso regular más la categoría de insumos médicos o eliminar ciertas restricciones.
Este camino tiene como objetivo establecer un centro de investigación de políticas públicas centrado en el gasto público. La idea subyacente es institucionalizar el proceso de análisis del gasto público, utilizando los datos ya disponibles para informar la creación de políticas que hagan el proceso más eficiente y transparente.
Otras recomendaciones que nos pueda brindar sobre su emprendimiento
Para aquellos interesados en aprender sobre o involucrarse en el proceso de ventas al Gobierno, ofrecemos el curso «Introducción a ventas al Estado de Guatemala» que sirve como una excelente introducción para diversas personas. Este curso está disponible de forma independiente, sin necesidad de adquirir el software. Creemos que, si logramos educar a más personas sobre el gasto público, podríamos obtener beneficios significativos como sociedad.
Estamos en un momento crucial en el que deseamos que un mayor número de personas conozca esta oportunidad.
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